• مقدمة

هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

• النطاق

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية الخيرية بشقراء ولجانها وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات ولجان الجمعية والمسؤولين التنفيذين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

• إدارة الوثائق
يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر الجمعية، وتشمل الآتي:
• اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى (امين المجلس )
• سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامه ( سكرتير الجمعية )
• سجل العضوية في مجلس الادارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها (بالانتخاب / التزكية) ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب (امين المجلس )
• سجل اجتماعات الجمعية العمومية (أمين المجلس )
• سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة ( امين المجلس )
• السجلات المالية والبنكية والعُهد ( امين الصندوق )
• سجل الممتلكات والأصول (امين الصندوق )
• ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات ( امين الصندوق)
• سجل المكاتبات والرسائل الصادر والوارد ( سكرتير الجمعية )
• سجل الزيارات (العلاقات العامة )
• سجل التبرعات ( الموارد المالية )
تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية. ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك.



• الاحتفاظ بالوثائق

• مدة حفظ جميع الوثائق حسب التقسيمات التالية:
o حفظ دائم ( جميع وثائق التأسيس والنظم واللوائح والسجلات المالية والادارية )
o حفظ لمدة 4 سنوات ( خطابات الدعوات والتعاميم الروتينية المحددة لأوقات الدوام والتذكير بمواعيد الاجازات والمشاركات في الاسابيع والاجازات الاضطرارية )
• يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها وكذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات
• يجب أن تحفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها
• يجب أن تضع الجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.
• تحفظ الوثائق في دواليب حديديه بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.

• إتلاف الوثائق

• تشكل لجنة يرأسها امين المجلس وعضوية امين الصندوق مدير الادارة وسكرتير الجمعية تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها.
• يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المسؤول التنفيذي ومجلس الإدارة.
• بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق.
• تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرا رسميا ويتم الاحتفاظ به في الارشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين.